เทคโนโลยีสำนักงาน
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน
เรื่องสำนักงานสาระสำคัญสำนักงาน หมายถึง สถานที่ที่บุคคลหรือเจ้าของใช้ประกอบกิจกรรมของ
องค์กร ให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ สำนักงานใหญ่หรือเล็กขึ้นอยู่กับกิจกรรมขององค์กรนั้น ๆ ภายในสำนักงานจะต้องมีบุคลากร เครื่องมืออุปกรณ์ และระบบสารสนเทศต่าง ๆ เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานให้ประสบความสำเร็จสาระการเรียนรู้
1. ความหมายของสำนักงาน
2. วัตถุประสงค์ของสำนักงาน
3. ประเภทของงานในสำนักงาน
4. บุคลากรในสำนักงาน
ความหมายของสำนักงาน สำนักงาน คือ
สถานที่ตั้งของหน่วยซึ่งปฏิบัติงานเกี่ยวกับการควบคุมการงานของธุรกิจและเป็นสถานที่ซึ่งมีการจัดทำเอกสารและการปฏิบัติการเกี่ยวกับเอกสารเหล่านั้น เพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมการประมวลเหตุการณ์และการดำเนินงานด้วยประสิทธิภาพเนื่องด้วยกิจกรรมเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆนั้นเกิดขึ้นได้ทั่วไป คือ สถานที่ที่มีการปฏิบัติงานเอกสารมากเป็นพิเศษเท่านั้น เป็นการจำกัดความหมายของสำนักงานให้แคบเข้าและก่อให้เกิดปัญหาในการควบคุมการปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสาร เราไม่อาจแบ่งสำนักงานออกเป็นหน่วยๆได้ พนักงานทุกคนต้องปฏิบัติงานสำนักงานบ้างไม่มากก็น้อยเช่น การเก็บเอกสาร การโต้ตอบจดหมาย การคำนวณและการบันทึกต่างๆสิ่งที่กล่าวมานี้เป็นความจริงที่เกิดขึ้นได้ในธุรกิจต่างๆ ทุกแห่งและในทุกระดับนับแต่ระดับผู้บริหารลงมาจนถึงระดับภารโรง การปฏิบัติงานเอกสารจะมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น ถ้าเรามองสำนักงานจากแง่ หน้าที่งาน (Function) หรือ กิจกรรม ยิ่งกว่าจากแง่ สถานที่ ในฐานะที่เป็นหน้าที่งานหรือกิจกรรมอย่างหนึ่ง สำนักงานจะสามารถจัดวางรูปประสาน วางมาตรฐานและดูแลการปฏิบัติงานเอกสารได้ในสถานที่ต่างๆ
สำนักงานอัตโนมัติ
หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้
องค์ประกอบของสำนักงานสมัยใหม่สาระสำคัญ
องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ หรือสำนักงานสมัยใหม่ สำนักงานอัตโนมัติก็คือสำนักงานประเภทหนึ่ง สิ่งที่ทำให้มีความแตกต่างจากสำนักงานทั่วไปคือการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาเชื่อมต่อการปฏิบัติงานกับสารสนเทศของพนักงานและผู้บริหารดังนั้นองค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติจึงไม่ได้แตกต่างไปจากสำนักงานธรรมดาซึ่งประกอบด้วย บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงาน เอกสารข้อมูล สารสนเทศ เทคโนโลยี การบริหารจัดการ
ถ้าจะพิจารณาองค์ประกอบของสำนักงานแล้ว สามารถพิจารณาออกได้เป็น 2 ประเภทคือ สิ่งแวดล้อมภายนอกสำนักงาน และสิ่งแวดล้อมภายในสำนักงาน ฉะนั้นผู้บริหารสำนักงานอัตโนมัติจะต้องเห็นความสำคัญของสิ่งแวดล้อมทั้ง 2 ประเภทนี้ โดยต้องปรับปรุงแก้ไขให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานนั้น ๆ ดังนี้
รูปแบบสำนักงานสมัยใหม่
รูปแบบสำนักงานสมัยใหม่
ลักษณะสำคัญของสำนักงานสมัยใหม่สำนักงานสมัยใหม่มีลักษณะสำคัญดังนี้
1.1 ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้คอมพิวเตอร์ที่
เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายขนาดเล็ก หรือระบบเครือ
ข่ายแลน
1.2 มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ใช้สามารถ
ค้นหาข้อมูลและเอกสารเอย่างรวดเร็ว
1.3 ผู้บริหารสนับสนุนการใช้ระบบสำนักงานสมัยใหม่และลงมือ
ทำเอง
1.4 ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ใช้ง่ายและเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้ง
องค์กร
1.5 อุปกรณ์ต่าง ๆ เป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้
1.6 ระบบงานประยุกต์ต่าง ๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้
ตรงกับความต้องการของผู้ใช้
บทบาทและหน้าที่ของบุคลากรในสำนักงานใหม่
บุคลากรในสำนักงานสมัยใหม่ จะแบ่งออกเป็นหลาย ๆ กลุ่ม ดังนี้
2.1 ผู้บริหารระดับสูง เกิดความสนใจและสั่งให้ผู้เกี่ยวข้อง
ดำเนินการจัดหา หรือพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ขึ้นใน
กรณีเช่นนี้ผู้บริหารระดับสูงอาจได้มีโอกาสเห็นการปฏิบัติ
งานในสำนักงานสมัยใหม่ของหน่วยงานอื่น ๆ หรือได้ทราบ
รายละเอียดของจ้อมูลเกี่ยวดับสำนักงานสมัยใหม่มาจากผู้
อื่น
2.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติระดับต่าง ๆ อาจเป็นผู้เสนอ
ให้มีการจัดทำสำนักงานสมัยใหม่ขึ้นอาจจะเป็นเพราะว่า
หน่วยงานของตนสมควรปรับเปลี่ยนเทคโนโลยีสำนักงาน
สมัยใหม่มากขึ้น หรือเพราะได้รับการแนะนำจากผู้ขาย
สินค้าทางด้านสำนักงานสมัยใหม่ก็ได้ เมื่อผู้บริหารหรือผู้
ปฏิบัติงานเหล่านี้เกิดความคิดขึ้นมาแล้วก็อาจนำเรื่องนี้
เสนอต่อผู้บริหารระดับสูงหรือนำเข้าไปบรรจุไว้ในแผนการ
ดำเนินงานด้านคอมพิวเตอร์ของหน่วยงานก็ได้
2.3 นักคอมพิวเตอร์และรักเทคโนโลยีอื่น ๆ ในบางกรณีผู้เสนอ
แนะให้หน่วยงานพัฒนาระบบสำนักงานเทคโนโลยีใหม่ขึ้น
ก็อาจจะเป็นนักเทคโนโลยีของหน่วยงานตนเองเพราะนัก
เทคโนโลยีเหล่านี้มักจะได้ทีโอกาสใกล้ชิดและเห็นความ
ก้าวหน้าของด้านเทคโนโลยีค่อนข้างมาก เมื่อเห็นแล้วก็
อาจจะอดไม่ได้ที่จะต้องคิดต้องการเปลี่ยนให้หน่วยงาย
ของตนเองมีเทคโนโลยีที่ก้าวหน้ามากขึ้น เมื่อมีการเสนอ
ให้พัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ในหน่วยงานขึ้นแล้ว จะมี
กานดำเนินการต่อไป แต้จะต้องเป็นการดำเนินการแบบใด
นั้นขึ้นอยู่กับลักษณะของหน่วยงาน หากหน่วยงานนั้นมี
ศูนย์คอมพิวเตอร์อยู่แล้วก็จะมีแนวโน้มว่าศูนย์คอมพิวเตอร์
จะได้รับมอบหมาย ให้เป็นผู้ดำเนินการพัฒนาระบบ
สำนักงานสมัยใหม่ดีขึ้นแต่ถ้าหารหน่วยงานนั้นไม่มีศูนย์
คอมพิวเตอร์อาจเป็นไปได้ที่มีการมอบหมายให้หน่วยงานที่
เกี่ยวข้องกับงานสำนักงานอัตโนมัติมากที่สุดไปคิดดำเนิน
การ เช่น อาจจะให้หน่วยงานที่ทำหน้าที่ด้านการสื่อสาร
โทรคมนาคมไปวางแผนดำเนินการหรืออาจะมอบหมายให้
แผนกสารบรรณเป็นผู้ดำเนินการ หรือมิฉะนั้นอาจจะเป็นใคร
ก็ได้สุดแท้แต่ผู้บริหารระดับสูงจะเห็นเหมาะสม
